O banco de dados pode ser descrito como qualquer conjunto de dados referente a um determinado assunto. É possível, por exemplo, armazenar informações relacionadas à população de uma cidade — a idade das pessoas, sua escolaridade, endereço, profissão etc. Tudo isso, é claro, visando a utilizar os dados para um fim específico.

A maioria das empresas de hoje conta com um banco de dados, seja para controlar seus processos, seja para planejar a estratégia de negócios, seja para conquistar novos clientes. Entretanto, nem todo mundo conhece o potencial dessas informações para auxiliar nas tomadas de decisão.

Pensando nisso, mostraremos aqui as questões mais importantes que você precisa conhecer. Confira!

O gerenciamento de banco de dados

Primeiro, é preciso destacar a estrutura de gerenciamento que permite o uso eficiente do banco de dados por uma empresa. Ela tem como base a combinação entre um sistema (infraestrutura de TI) e um responsável (administrador). Assim, a gestão depende tanto de uma ferramenta quanto de uma pessoa capacitada para lidar com ela.

Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBD)

Os SGBDs são conjuntos de programas que armazenam e organizam dados de forma a facilitar o acesso a eles de modo lógico. Seu objetivo principal é oferecer uma interface na qual o administrador possa acessar os dados que deseja, sem a necessidade de aplicar pessoalmente um código complexo para lidar com isso.

Assim, é possível extrair desse conjunto de dados as informações relevantes para uma finalidade específica. Cabe aqui destacar a diferença entre dados e informações, pois são conceitos que não devem ser confundidos.

O termo dados se refere a tudo que é armazenado (geralmente, de forma bruta) pelo sistema. No exemplo dado anteriormente, temos dados armazenados em relação à população: nomes, idade, gênero, endereço etc. A informação, por sua vez, é um dado processado e transformado em algo compreensível e útil para nós.

Ou seja, tudo depende da aplicação que pretendemos dar. No caso acima, por exemplo, podemos levantar a idade média de uma população, relacionando todos os dados ligados à idade das pessoas. Esse recorte pode ser considerado informação, pois tem um significado relevante e leva-nos a compreender algo.

Database Administrator

Também conhecido como Administrador de Banco de Dados, esse é o profissional responsável por operar o SGBD, cuidando de sua saúde e segurança. Suas atividades incluem gerenciar a velocidade de acesso aos dados, a performance de geração de informações etc.

A segurança do sistema é algo crítico e deve ser sempre uma prioridade. O administrador deve definir quem tem acesso ao banco de dados, quais informações estão disponíveis para cada um e de que forma, quais os protocolos para recuperação de dados comprometidos por falhas, entre outros.

Ele é responsável também pelo treinamento daqueles que utilizam ou dão suporte ao banco de dados.

A importância do banco de dados para a tomada de decisões

Questões fundamentais para o funcionamento de uma empresa dependem diretamente de uma gestão eficiente do banco de dados. Internamente, por exemplo, o desempenho dos funcionários — de uma forma mais bruta, relacionando horas trabalhadas ao custo gerado — é avaliado com base nessas informações.

Mas o sistema auxilia também nas relações externas. Dados relacionados a um produto (preço, quantidade em estoque, número de vendas etc) ajudam a empresa a planejar a reposição do item e, até mesmo, a estratégia de vendas. Porém, não basta levantar informações aleatoriamente no sistema — é preciso automatizar essa prática.

Business Intelligence (BI)

O Business Intelligence é um ramo da área de banco de dados que estuda tendências nos dados armazenados com base em padrões identificados. Assim, ele levanta informações relevantes para ajudar nas tomadas de decisão.

Imagine um supermercado com um robusto banco de dados relacionado a seus produtos e vendas. Um BI é capaz de identificar quando a maioria das vendas de vinho, por exemplo, costuma vir acompanhada de um queijo. Com isso, o supermercado pode adotar uma estratégia específica para se aproveitar desse padrão.

O estoque do queijo pode ser aumentado caso haja promoções de vinho, já que as vendas tendem a crescer; o posicionamento das prateleiras pode ser repensado para aproximar os queijos dos vinhos e aumentar as vendas; descontos no queijo podem ser oferecidos para quem compra um vinho mais caro etc.

Internet das Coisas (IoT)

A Internet das Coisas é outro ramo de inteligência de negócios que vem sendo explorado abertamente. Nesse caso, as tomadas de decisão podem ser automatizadas. Uma companhia aérea pode, por exemplo, identificar pelo GPS que um cliente não chegará ao aeroporto a tempo de pegar seu voo — seja pela distância, seja pelo trânsito intenso no caminho.

Então, a empresa envia uma mensagem para o cliente sugerindo o reagendamento e ganha tempo para vender o lugar no voo (que ele vai perder) para outra pessoa. As possibilidades se tornam incalculáveis — basta que a empresa defina seu objetivo e implemente a tecnologia necessária para potencializar as tomadas de decisão.

As recomendações para o armazenamento adequado dos dados

Muito antes da transformação digital, o banco de dados já representava uma ferramenta essencial para as organizações. Ainda assim, a importância do papel que a TI desempenha continua crescendo. E isso faz com que seja crucial armazenar e gerenciar esses dados de forma adequada. Do contrário, a saúde financeira dos negócios pode ser colocada em risco.

Ainda assim, definir a melhor estratégia de gestão depende diretamente da dinâmica interna da empresa — qual o tamanho do banco de dados, qual a criticidade das informações, quantas pessoas precisam de acesso diário etc. Portanto, o primeiro passo é avaliar a situação específica de sua empresa.

Em seguida, elabore uma política de segurança robusta. Ela deve incluir um controle de acesso aos servidores, tanto físico (portas com acesso controlado, áreas restritas etc) quanto digital (login e senha individuais, registro de acessos, proteção aos pontos de rede Wi-Fi etc).

A cibersegurança também deve ser levada em consideração. Firewalls, antivírus e demais softwares de segurança devem ser implantados em versões profissionais e atualizados constantemente. O backup, por sua vez, é crucial!

Não basta copiar as informações periodicamente — é preciso criar um mecanismo de backup automático (se possível, diário) que seja armazenado à parte. Mantê-lo conectado à mesma rede da empresa continuamente pode deixá-lo exposto a ameaças, como ataques ransomware.

Além da política de segurança, é importante dar atenção também à disponibilidade do sistema. Afinal, de nada adianta robustez na proteção se o acesso aos dados é burocrático e lento.

Quanto mais importante é o banco de dados para o funcionamento da empresa, mais eficiente precisa ser o acesso aos servidores. Se clientes ou parceiros também utilizam os dados, é importante criar logins específicos para eles, com níveis de acesso delimitados e monitorados.

Por fim, vale destacar a importância de conscientizar frequentemente todos os colaboradores da empresa sobre a criticidade desses dados. Os funcionários em geral não costumam perceber, mas a maior porta de entrada para ameaças digitais provém de engenharia social.

Ou seja, os criminosos estudam o comportamento dos funcionários e criam formas de utilizar isso para benefício próprio. Grandes casos de sequestro de dados ou entrada de vírus ocorrem pela inserção de pen drives pessoais em computadores da empresa, download de softwares indevidos ou acesso a páginas não autorizadas.

Por isso, ofereça treinamentos, reciclagens e palestras com certa frequência para que os colaboradores entendam a importância do banco de dados para a saúde financeira da companhia.

Com uma gestão eficiente e o investimento em tecnologia e serviços de suporte, é possível encontrar nessa ferramenta uma parceria valiosa para as tomadas de decisão!

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