A eficiência de um gestor impacta diretamente no trabalho de sua equipe e na qualidade dos serviços oferecidos pela TI. Encontrar formas de otimizar esse desempenho é fundamental, pois permite que você ofereça melhores soluções, cumpra os prazos e dê o devido suporte ao time. Entretanto, muitas vezes isso pode parecer um grande desafio.

Por ser um trabalho muito dinâmico, imprevistos costumam surgir e é preciso saber lidar com eles. Pensando nisso, mostraremos aqui 5 dicas para ser mais eficiente na gestão de projetos de TI, além de destacar as vantagens de cada uma dessas práticas. Confira!

1. Comece por um escopo bem definido

A maior dificuldade dos gestores de projetos de TI, sobretudo no Brasil, é elaborar um escopo de qualidade. Muitas vezes, isso é feito por pessoas de fora da equipe de TI — pela equipe de vendas ou pelo próprio cliente, por exemplo. Somando isso às pressões do mercado ou a necessidades diversas, o resultado costuma ser um documento pouco detalhado.

Definir o escopo vai muito além de determinar o que deve ser feito, estimar um prazo e um custo. É um acordo legal entre as partes, pois cria uma relação contratual entre demandante e demandado. A legislação brasileira define que um contrato pode ser até mesmo verbal, pois é um acordo de execução ou entrega de algo conforme o especificado.

Caso contrário, é possível que, durante o andamento do projeto, seja desencadeado um efeito cascata na sua gestão. Ou seja, sempre que surgir um imprevisto ou uma questão pontual a ser resolvida, isso precisa ser pensado na hora. Muitas vezes, a saída costuma ser um improviso ou algo desenvolvido no momento.

A maneira comum de delimitar o que será entregue é detalhar os itens (produto e serviços) que serão fornecidos. Entretanto, no Brasil, é comum notar a ausência de uma delimitação do que não será realizado.

Ou seja, toda vez que o cliente busca reduzir custo e o fornecedor é forçado a cortar algo da solução, é de bom grado compensar esse corte realizado em algum item que não será entregue. O escopo passa então a ser a linha-mestre de todo o projeto, servindo de guia sempre que surgir alguma questão sobre o que será ou não executado.

A qualidade do produto final e o baixo nível de retrabalho dependem diretamente disso — afinal, estamos falando da implementação de uma ferramenta para garantir a estabilidade contratual e jurídica do projeto.

2. Faça um planejamento completo

Falar de planejamento no Brasil é fácil — mas elaborar de fato é quase impossível. Devido às características de adaptabilidade e criatividade do brasileiro, criar um planejamento robusto se torna um grande desafio. São poucas as organizações que investem nisso e valorizam a questão — e muitas vezes a elaboração consome mais tempo que a própria execução.

Aqui, esse tempo é considerado como “perdido” e “caro”. Vale lembrar que, em termos de TI, estamos lidando com o núcleo das organizações contemporâneas, seu DNA: as informações. Por isso, mudar essa cultura é um esforço hercúleo. Os participantes precisam compreender que qualquer atividade deve ser pensada antes da execução, mas isso continua sendo um desafio interno da empresa.

A questão fica por conta do coitado do gestor de projetos, que tenta incessantemente conscientizar a todos, mas que sofre tanto com os incêndios que não obtém sucesso — nem no planejamento, nem no projeto. Os desvios acontecem e os riscos aumentam tanto que o único modelo de gestão possível é o contingencial, ou seja, aquele que vai resolvendo as questões conforme elas vão surgindo.

Portanto, planejar é uma obra de arte e tem que ser valorizada por todos os envolvidos. Ela permite o entendimento de todos quanto ao que será realizado/entregue e atenderá o escopo, reduzindo riscos desnecessários, mesmo que o tempo gasto no planejamento seja maior que 60% do período total do projeto.

3. Mantenha uma comunicação eficiente

Mais do que simplesmente manter um contato frequente com seus profissionais, é preciso garantir a qualidade dessa comunicação. Por isso, em primeiro lugar é preciso compreender esse processo como uma relação entre emissor e receptor. Além disso, é fundamental estar atento às distorções que podem ocorrer na emissão ou na recepção das informações.

Cada pessoa tem seus filtros determinados por seus traços culturais, por seus valores, pelo conhecimento geral e específico, pelo contexto, pelas emoções etc. Essas camadas geram interpretações diferentes de um mesmo fato. É preciso ter isso em mente durante qualquer situação de comunicação — seja oral ou escrita.

A precisão ao emitir informações e a solicitação de uma confirmação de recebimento são técnicas simples que trazem resultados positivos para o projeto. Outro ponto é saber ouvir e prestar atenção a cada informação recebida, fazendo das anotações algo útil e que gera estabilidade entre os envolvidos.

É claro que isso depende de um embasamento em fatos e em conhecimento técnico, que devem ser buscados em registros ou estudos feitos por especialistas no assunto. O objetivo é gerar confiança no receptor. A releitura das anotações também é muito importante, assim como pedir a opinião dos interlocutores, como uma forma de contribuição para que uma ata seja criada.

Veja que são questões relacionadas a ambientes que extrapolam a gestão de projetos, podendo ser aplicadas a outras áreas profissionais e até mesmo pessoais.

4. Analise cuidadosamente os riscos

O conceito de risco, no contexto da gestão, indica qualquer fato que possa afetar o projeto positiva ou negativamente. Ainda assim, dado o cenário de contínuas mudanças estruturais na economia, o assunto deveria ser levado a sério também em outros âmbitos. Qualquer atividade, recorrente ou perene, exige preocupação com situações impactantes.

E o mapeamento de riscos é um assunto mais delicado do que parece — não se trata de um processo tão simples e fácil. Afinal, ao lidar com as possibilidades que o futuro pode revelar, o mais comum é que esqueçamos de alguma coisa. As consequências, por sua vez, podem ser péssimas.

A cultura brasileira de adaptabilidade expõe as empresas a riscos muitas vezes desnecessários. Um fator importante a ser destacado é que muitos gestores confiam demais na sua própria habilidade de resolver problemas e deixam de lado a análise de riscos.

Uma forma interessante de evitar esse cenário ruim é repassar o escopo e a lista de atividades, mapeando os riscos relacionados a cada item. Isso ajuda a reduzir falhas, levantar incidentes recorrentes, observar os riscos que merecem ações imediatas e os que podem ser administrados no futuro, levantar estatísticas de cada área do projeto etc.

5. Tenha uma boa equipe

Por mais eficiente que seja um gestor e a infraestrutura de TI, é preciso contar com uma equipe que corresponda às expectativas da empresa. O trabalho em TI, hoje em dia, é um dos mais dinâmicos e com mais espaço para profissionais criativos e inovadores. Por isso, é preciso investir tempo e recurso na manutenção do time.

Isso não significa que você deve apenas pagar altos salários e contratar pessoal experiente. Muitas vezes, mais do que tempo de mercado, é preciso contar com predisposição para aprender e oferecer treinamentos específicos para formar uma equipe que entregue aquilo que sua empresa deseja.

A reciclagem, por meio de treinamentos e cursos periódicos, também é essencial, pois permite manter os funcionários atualizados quanto às tendências mais importantes da área. O gestor deve sempre lembrar sua equipe que, no setor de TI, cada profissional tem a responsabilidade de gerenciar o próprio tempo.

Se os tópicos mostrados aqui não forem trabalhados com eficiência, o impacto será negativo no prazo de entrega. Entretanto, individualmente, o desempenho dos membros da equipe de TI também gera um reflexo no tempo dos processos.

Para que não sejam sobrecarregados, é preciso organização e engajamento nos objetivos da empresa. Somado a um planejamento robusto e detalhado com clareza, isso fará toda a diferença ao final do projeto.

Como você pôde ver, são questões simples, mas que exigem cuidado para dar excelência ao trabalho do gestor. Se for preciso, pode até valer a pena buscar o apoio de uma consultoria.

Além disso, a eficiência na gestão de projetos de TI depende de uma autoavaliação frequente para promover a melhoria constante. Então, aplique essas dicas na sua rotina e conquiste resultados cada vez melhores!

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