Aumentar a eficiência da TI deve ser um dos objetivos de toda empresa, já que esse é um setor estratégico para o sucesso do negócio. Quando a performance do departamento de TI não é boa, a empresa fica limitada, já que o tempo para desenvolver seus projetos e serviços aumenta e fica mais difícil atender às demandas cada vez mais exigentes do mercado.
Para ter mais eficiência é preciso que os ativos da empresa sejam utilizados da melhor maneira possível, com o propósito de maximizar o retorno do investimento feito em hardwares e softwares. Somente assim a TI é capaz de gerar uma resposta ágil às demandas internas e dos clientes, dando suporte ao negócio de forma adequada.
Para ajudar você a aumentar a eficiência da TI, preparamos este post. Aqui você vai saber quais são os principais passos para identificar gargalos nos processos do setor e como solucioná-los. Acompanhe!
1. Enxergue a TI como uma área estratégica
O primeiro passo para aumentar a eficiência da TI é deixar de enxergar o setor como um custo para o negócio e vê-lo como uma área estratégica, que desempenha um papel fundamental para o seu sucesso e crescimento. Para que isso seja possível, ela precisa receber investimentos e a atenção devida.
A TI é fundamental para o produto final, mas também atua no suporte dos processos internos, de forma a garantir o bom andamento das atividades de todos os demais setores — como o administrativo, RH, financeiro e comercial.
Um exemplo disso é o suporte oferecido aos sistemas empresariais, como o CRM — que fornece informações importantes sobre inteligência de mercado — e o ERP, por meio do qual é possível gerenciar todos os processos do negócio — como o controle de notas fiscais ou pagamento de colaboradores.
Para que o potencial do setor de TI seja aproveitado ao máximo, é importante que ele participe de todas as estratégias e definições da empresa, desde o planejamento do orçamento até a questão de posicionamento no mercado e portfólio de produtos. Assim, ele é capaz de colaborar na transformação da empresa como um todo.
2. Faça um mapeamento de processos
Uma importante medida que a empresa deve tomar para aumentar a eficiência da TI é fazer um mapeamento dos principais processos de negócios e sistemas que o setor suporta. Os maiores investimentos têm que ser direcionados àqueles processos que causam mais impacto para a empresa.
Depois desse mapeamento, a empresa precisa entender quais são as atividades operacionais que geram os principais custos, tanto com equipamentos, com licenças e softwares quanto com pessoas. Ao entender onde estão os principais custos e quais são as atividades em que a eficiência operacional é menor, fica mais fácil solucionar esses problemas — o que gera grandes benefícios para o negócio.
Uma das formas de reduzir esses custos e aumentar a eficiência da TI é por meio da automação de processos. A dica nesse caso é mapear os principais problemas para resolvê-los primeiro, mas obviamente, se sobrar tempo e recursos, o ideal é investir em todas as áreas que possam ser automatizadas.
3. Invista na automatização
A automatização de atividades e processos é algo indispensável para aumentar a eficiência da TI. O ideal é que todas as tecnologias do data center trabalhem na inteligência da empresa, de forma a otimizar a parte operacional de acordo com as regras de negócio.
Com a automatização é possível alcançar o máximo de eficiência e uma resposta ágil, em conformidade com o que está acontecendo no mercado e no negócio. Uma de suas vantagens é o aumento da competitividade da empresa, já que com mais eficiência os custos são diminuídos, sendo possível oferecer aos clientes produtos com preços mais acessíveis. Além disso, pode-se garantir mais escalabilidade e agilidade nas entregas do serviço.
Na hora de investir em automação na sua empresa, é importante lembrar que em qualquer área a ser automatizada deve-se usar a regra de Pareto, que diz que 80% do resultado tem que vir de 20% das ações executadas. Sendo assim, garanta que suas equipes possam focar somente nas atividades mais estratégicas para o negócio, e que as atividades repetitivas ou secundárias possam ser totalmente executadas de forma automatizada.
4. Monitore os recursos de TI
O monitoramento da utilização dos ativos de TI proporciona entendimento sobre o desperdício de recursos que não estão sendo bem aproveitados e poderiam ser reutilizados em outras áreas. Por isso, ele ajuda a otimizar os investimentos e reduzir custos para a empresa.
Além disso, o monitoramento de infraestrutura e serviços é essencial para que a empresa possa mensurar a eficiência do setor de TI. Isso acontece porque ele é feito com ferramentas adequadas para gerenciar a saúde do ambiente, por meio de informações em tempo real que permitem:
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identificar problemas de desempenho de forma proativa;
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tomar decisões operacionais rapidamente em caso de problemas ou baixa eficiência;
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ter uma previsão da capacidade dos dispositivos e uma visibilidade maior de configuração;
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evitar perdas de tempo na correção de falhas;
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verificar se o time de TI está trabalhando da melhor maneira possível.
É importante ressaltar que qualquer indisponibilidade no ambiente de TI gera custos para a empresa, seja devido à parada de faturamento — quando não é possível operar durante algum tempo — ou a questões ligadas a multas nesse sentido. Com o monitoramento dos recursos, é possível aumentar a eficiência da TI e evitar transtornos que prejudicam o negócio, como as paradas não programadas.
Como você pôde perceber, ao aumentar a eficiência da TI a empresa garante uma resposta rápida aos desafios do mercado, reduzindo custos e riscos. Quanto mais eficiente é o setor, maior é o retorno do investimento feito, já que seus recursos são aproveitados da melhor forma. Além disso, o aumento da eficiência garante que a empresa fique economicamente mais saudável e que os riscos indiretos que impactam os custos também sejam diminuídos.
Você deseja aumentar ainda mais a eficiência na sua empresa e gerenciar melhor os recursos tecnológicos? Então veja quais são os benefícios de contar com uma consultoria de TI!
