O controle de custos em TI pode ser uma tarefa complexa. Quanto maior o número de dispositivos e sistemas existentes na infraestrutura do negócio, maior será a quantidade de pontos de atenção que o gestor terá. Diante disso, é importante que a empresa sempre adote boas estratégias para evitar desperdícios e, assim, garantir que a sua infraestrutura seja aproveitada ao máximo.

Mas quais são os processos que podem ser otimizados e as estratégias que uma empresa pode adotar para ter um maior controle de custos em TI? Veja abaixo!

1. Acompanhe tendências

Muitas tecnologias são lançadas mensalmente. O mercado de TI evolui de modo contínuo, criando processos mais inovadores e capazes de cortar desperdícios.

Além disso, essas novidades auxiliam a empresa a ser mais competitiva com a possibilidade de criar produtos mais alinhados com as demandas do consumidor. Também se torna mais fácil criar canais de comunicação e métodos de relacionamento com o cliente que sejam diretos e práticos.

Nesse sentido, acompanhar as tendências do setor de TI é uma estratégia básica para que a empresa possa manter um ciclo de investimentos que garanta a sua sobrevivência. Adotando as ferramentas corretas, a companhia corta desperdícios, automatiza rotinas e, assim, tem um maior controle sobre seus gastos.

2. Corte desperdícios

Muitos gestores olham para a TI como uma fonte de gastos. Se você quer mudar essa visão, é importante, portanto, eliminar os pontos de desperdício financeiro de modo abrangente e garantir um melhor uso dos recursos disponíveis.

Faça uma análise completa sobre as rotinas internas. Automatize tudo o que puder ser automatizado e diminua o número de etapas de procedimentos complexos. Isso elimina gargalos e torna o fluxo de trabalho mais ágil.

Também posicione o setor de TI de modo estratégico na estrutura da empresa. Faça com que o trabalho da área seja visto como algo vinculado a todos os outros setores, alinhando estratégias e definindo processos de tomada de decisão unificados.

Isso torna a TI mais relevante dentro do ambiente corporativo, como também permite que a sua capacidade de investimento seja justificada. A empresa passará a ver a área como uma fonte de recursos que levam a novos negócios e não como um ponto de custos.

3. Tenha uma gestão de licenças de softwares sustentável

Se a tecnologia é vista como um ponto-chave para o sucesso do negócio, é importante que os softwares sejam sempre atualizados. Isso reduz riscos de segurança e dá aos usuários a chance de sempre conhecerem novos recursos. Mas para diminuir gastos nessa área, a empresa deve criar mecanismos mais flexíveis de gestão de atualizações.

Um deles é o modelo OPEX (sigla para Operational Expenditure ou despesas operacionais, em tradução direta). Essa estratégia trata os investimentos em TI considerando apenas a necessidade do negócio: conforme a empresa necessita, mais — ou menos — hardware e software são alocados para os usuários, diminuindo gastos.

4. Terceirize operações

A terceirização é uma grande tendência para quem pretende ter um maior controle de custos em TI. Direcionar serviços da área para outras empresas auxilia o negócio a eliminar desperdícios, ter mais agilidade e garantir maior flexibilidade. Além disso, o foco nas rotinas críticas é ampliado, o que dá mais performance para a área como um todo.

Em outras palavras, a terceirização de TI deve ser considerada de um ponto de vista estratégico. Opte pelo outsourcing de todos os processos secundários e utilize esses serviços em novos projetos ou em momentos de alta demanda. Dessa forma, o time interno pode ser direcionado para rotinas que agregam valor diretamente aos serviços e à busca por mais inovação.

5. Adote a TI Bimodal

A tecnologia deve agregar valor ao negócio de todas as formas possíveis. Nesse sentido, adotando a TI Bimodal, a empresa melhora o direcionamento do trabalho do time de TI e evita que os seus recursos sejam utilizados para estratégias de pouco retorno.

Assim sendo, é importante que o setor de TI dedique parte do seu tempo para o novo. A estratégia de trabalho deve concentrar-se na busca por inovação, com foco nas demandas dos usuários.

Junto com a terceirização, a TI Bimodal cria um ambiente operacional com alto nível de flexibilidade. O setor de TI terá uma área totalmente estruturada para agregar valor e gerar inovação, enquanto equipes focam os seus esforços para garantir que todos os equipamentos tenham sempre o melhor funcionamento possível.

6. Gerencie a tecnologia de modo abrangente

Para ter o máximo de controle de custos em TI, a empresa deve gerenciar a área com uma visão abrangente e integrada de todos os recursos. Isso é feito com o CMDB, uma importante ferramenta de mapeamento da gestão de TI.

O CDMB pode ser visto como um modo de visualizar todo o negócio e a sua infraestrutura de TI de uma maneira integrada. Isso auxilia o gestor a definir melhor como os recurso serão distribuídos, avaliando o que cada área necessita mais. Assim, a empresa poderá cortar desperdícios e evitar que as soluções sejam direcionadas de forma menos eficaz.

A tecnologia pode ter um papel decisivo para o sucesso de toda empresa, mesmo aquelas que não possuem a TI como o seu principal serviço. Ferramentas tecnológicas reduzem custos, melhoram o fluxo de trabalho e tornam rotinas mais ágeis.

Em outras palavras, o trabalho do setor de TI tem uma relevância significativa para que a empresa possa atuar de modo mais inteligente. Porém, para que esse trabalho seja bem executado, os gastos devem ser controlados continuamente.

O bom controle de custos em TI torna a tecnologia mais eficaz e livre de despesas desnecessárias. O foco passará a ser mais nas estratégias da empresa e em como a tecnologia pode contribuir para agregar valor ao dia a dia dela sem comprometer o seu orçamento.

A terceirização e o uso de técnicas de investimento mais flexíveis, por exemplo, são dois pontos que melhoram a eficiência dos custos. A companhia terá mecanismos mais práticos para cortar o desperdício de recursos e manter processos com alta performance. Além disso, os times terão maior foco nas demandas do negócio.

O investimento em estratégias de controle de custos em TI é fundamental. Ele torna o uso da tecnologia no ambiente corporativo mais eficaz e melhor direcionado. Assim, times conseguem atingir ótimos resultados em médio e longo prazo, entregando serviços de alto valor aos parceiros e clientes estratégicos da empresa.

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Mauro Moraes
Autor

Diretor de Serviços na IT-One Tecnologia da Informação

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